Bayangkan suatu malam, sekitar jam 8, Anda menerima pesan dari salah satu staf yang meminta untuk mengubah jadwal kerjanya. Keesokan harinya, ada lagi anggota tim yang mengirim pesan tengah malam untuk memberi tahu bahwa mereka akan terlambat untuk rapat pagi. Dalam perjalanan ke kantor, salah satu manajer senior mencegat Anda di lorong untuk memberikan laporan tentang kuartal terakhir.
Setiap komunikasi informal ini perlahan-lahan merusak otoritas Anda. Kesannya, informal menjadi cara utama berkomunikasi. Budaya santai semacam ini mengurangi wibawa Anda melalui ribuan pesan teks, percakapan di lorong, dan agenda yang terlewat. Akibatnya, muncul kinerja yang kurang optimal, tenggat waktu yang terlewatkan, dan tingkat kelelahan yang tinggi akibat salah paham.
Ketika Anda perlu mencapai target atau mengatasi masalah kinerja, sikap santai ini justru menjadi batu sandungan. Hal ini terjadi karena Anda tanpa sadar telah melatih staf untuk tidak menganggap serius Anda dan rapat-rapat yang Anda gelar.
Tetapi jika Anda mengubah dinamika di lingkungan kerja, hasil positif akan segera mengikuti. Langkah pertama dalam membangun budaya kinerja adalah menstandarisasi komunikasi.
Tempat Anda Berbicara Itu Penting: Platform menentukan hasil
Pernahkah Anda mengecek profil LinkedIn orang lain dan terkejut betapa berbeda suaranya dibandingkan profil mereka di X? Platform itu penting. Tempat Anda mengumumkan rapat juga sangat berpengaruh. Cara komunikasi sangat menentukan konteks pembicaraan.
Dengan berbagai platform komunikasi yang tersedia, tugas Anda adalah memilih yang tepat. Jika Anda menginformasikan rapat melalui WhatsApp atau pesan teks, itu menciptakan pikiran santai. Akibatnya, orang tidak akan membawa tingkat pentingnya tugas ini dengan serius. Tidak ada yang mencatat, tidak ada yang bertanya, rapat kehilangan fokus, dan masalah tetap ada.
Platform komunikasi yang Anda pilih akan memengaruhi konteks dari komunikasi itu sendiri. Seperti yang dikatakan Marshall McLuhan dalam bukunya Understanding Media: The Extensions of Man, “Media adalah pesan.â€
Gunakan Email untuk Meningkatkan Kinerja Staf
Pernah penasaran mengapa staf Anda tidak menyelesaikan tugas? Seringkali, masalah ini berasal dari komunikasi. Staf Anda mungkin tidak memahami pentingnya tugas karena komunikasi yang terkesan santai dan posisi Anda yang tidak jelas sebagai pemimpin.
Tugas Anda bukan untuk mencari lebih banyak teman di tempat kerja.
Jadi, jangan ambil jalan pintas dalam komunikasi bisnis dengan hanya mengirim pesan. Gunakan email sebagai platform. Email punya tiga fungsi utama:
- Menjamin pencatatan ketika tidak ada yang terabaikan
- Meningkatkan kehadiran Anda sebagai pemimpin dan mengamankan posisi Anda
- Menciptakan ketegangan konstruktif bagi mereka yang berkinerja kurang agar termotivasi untuk bersiap
Biarkan platform melakukan pekerjaan berat untuk Anda dan memberikan konteks penting. Ini bukan insting, melainkan ilmu pengaruh. Dr. Robert Cialdini telah menghabiskan bertahun-tahun membuktikan bahwa lingkungan dan konteks membentuk perilaku sebelum kata-kata diucapkan. Email adalah alat persuasif Anda. Dari situ, setiap poin rapat yang dibahas akan memiliki tujuannya.
Maksimalkan penggunaan email. Setiap kali mengirim email, pikirkan strukturnya. Baris subjek Anda adalah sinyal pertama. Buat spesifik dan tegas. “Update Tim†tidak memberi tahu apa-apa. “Tinjauan Kinerja: Siapkan Diri Anda†memberi tahu semuanya.
Jangan buang-buang waktu untuk rapat yang tidak memiliki tujuan atau tidak mempercepat kemajuan.
Pemosisian vs. Populer
Staf perlu memahami posisi mereka untuk bisa tampil dengan maksimal. Sebagai pemimpin, peran Anda bukan untuk mendapatkan lebih banyak teman. Anda harus memastikan struktur mendukung kinerja. Anda bukanlah orang yang paling populer di ruangan. Kenali dan ambil tanggung jawab.
Ini bukan berarti Anda menutup pintu untuk masukan atau mengecualikan tim dari percakapan. Anda bisa mendengarkan, mengikutsertakan, dan tetap memimpin. Ini tidak ada hubungannya dengan kontrol. Justru ini memperbaiki struktur di kantor dan memberi staf Anda sesuatu untuk dijadikan pemacu kinerja.
Pemosisian Anda sebagai pemimpin bukanlah egoisme. Ini adalah fondasi yang membuat tim Anda bisa berprestasi.
Modus Pertumbuhan: Berkembang sebagai Organisasi
Merombak bisnis Anda untuk mendukung pertumbuhan meliputi perubahan dalam komunikasi dan juga perubahan dinamis bisnis secara keseluruhan. Apa yang dibahas di lorong kini menjadi poin penting dalam email. Yang tadinya saran kualitatif bisa menjadi KPI kuantitatif.
Pada kuartal lalu, Anda membahas target penjualan baru dan cara-cara untuk mencapainya, namun hal itu terhenti di situ saja. Tidak ada yang menganggap serius rekomendasi Anda untuk fokus pada saluran baru. Pada kuartal berikutnya, resmikan hal ini. Berani. Ciptakan KPI yang terukur dan strategi langkah demi langkah untuk mencapainya. Diskusikan dengan tim dan kirim email dengan semua langkah yang diuraikan dan angka yang ditekankan.
Jika Anda memulai dari titik yang sangat santai, perubahan ini mungkin terasa lebih korporasi bagi staf, tetapi itu menandakan bahwa bisnis Anda sedang berkembang. Tugas Anda adalah menetapkan standar kepemimpinan yang efektif dan menjaganya. Begitu komunikasi menjadi lebih terstruktur, fokuslah pada konsistensi untuk mempertahankan kredibilitas. Staf Anda perlu terbiasa kembali ke email jika mereka belum menganggap ini sebagai kebiasaan.
Anda harus menjadi yang pertama dalam mempertahankan cara komunikasi yang baru. Cara Anda berkomunikasi adalah sinyal awal bahwa sesuatu telah berubah. Gunakan itu dengan sengaja.
Posisikan Diri Anda untuk Sukses
Jika Anda ingin staf Anda berprestasi, fokuslah pada pemosisian. Mulailah dengan komunikasi. Pilih platform yang tepat. Tentukan bagaimana Anda akan mengatasi masalah.
Para pelaku utama berkembang dalam struktur dan tidak menyukai lingkungan yang monoton; Anda akan kehilangan pelaku utama tanpa adanya struktur. Platform adalah segalanya, tetapi Anda yang bertanggung jawab atas dampaknya.
