Pemilik bisnis sering kali merasa terjebak dalam masalah arus kas. Bayangkan sebuah bisnis hebat yang tidak memiliki uang tunai di belakangnya. Bisnis semacam ini ibarat mobil tanpa bahan bakar. Walaupun sebaik apa pun, mobil itu tidak bisa berjalan. Banyak perusahaan yang penuh potensi terhenti karena tidak mampu mengelola arus kas mereka. Arus kas adalah elemen paling krusial dalam menjalankan bisnis kecil, tetapi sering kali tidak mendapatkan perhatian yang cukup dari para pemiliknya.
Gaji Tidak Menunggu
Bisnis kecil di Amerika Serikat dan Kanada sering kali dibayar terlambat, rata-rata sekitar delapan hari di AS dan sebelas hari di Kanada, menurut Xero Small Business Insights. Tagihan yang membuat bisnis bertahan tidak mengikuti jadwal tersebut, dan gaji adalah contoh paling jelas. Gaji dibayarkan pada hari yang sama setiap siklus, terlepas apakah pelanggan telah membayar atau belum. Inilah cara jurang kecil dan sementara ini bisa berubah menjadi masalah serius dalam waktu beberapa minggu. Yang mengejutkan, setelah bertahun-tahun berdiskusi tentang hal ini, masih banyak pemilik yang tidak dapat memberi tahu posisi kas mereka dalam 30 hari ke depan. Mereka seolah mengemudikan mobil dalam kegelapan.
Berdasarkan data survei dari Innovation, Science and Economic Development Canada, sekitar 45% bisnis kecil di Kanada yang mencari pembiayaan utang membutuhkan dana untuk operasi sehari-hari, bukan untuk pertumbuhan, dan gaji sering kali menjadi bagian terbesar dari itu. Namun, hanya 40% yang mengaku bahwa data gaji memandu cara mereka menjalankan bisnis. Ketika Anda mencari pembiayaan untuk menutupi gaji, Anda sedang bernegosiasi dari posisi yang lebih lemah, dan hal ini terlihat dari kesepakatan yang didapat.
Masalah ini semakin rumit. Uang yang dipinjam dengan biaya tinggi untuk membayar gaji satu periode akan berimbas pada periode selanjutnya, sehingga jurang yang tertutupi di bulan Maret sedikit lebih lebar di bulan April. Lebih buruk lagi, jika Anda pernah terlambat membayar gaji, Anda akan kehilangan kepercayaan dari tim, yang tidak bisa dibeli kembali dengan uang.
Rencanakan Sebelum Panik
Banyak pendiri biasanya merasa skeptis untuk membuat rencana. Mereka beralasan bahwa mereka adalah startup tanpa lima tahun riwayat untuk diperkirakan, jadi tidak ada gunanya. Namun, merencanakan tetap penting dan tidak memerlukan latar belakang keuangan.
Buat tiga versi proyeksi tahun Anda:
- Kasus terbaik, di mana Anda mencapai rencana Anda.
- Kasus yang mungkin terjadi, berdasarkan biaya tetap yang sudah ada.
- Kasus terburuk, di mana hampir semuanya tidak berjalan sesuai harapan.
Untuk masing-masing skenario, tentukan berapa banyak uang tunai yang Anda miliki dan berapa lama itu bisa bertahan. Tentukan sebelumnya apa yang akan Anda lakukan jika situasi mulai condong ke salah satu skenario tersebut. Biaya tetap akan selalu ada, jadi biaya variabel biasanya menjadi tempat pertama yang perlu diperhatikan. Nilai sebenarnya ada pada pemikiran yang tenang dan awal, jauh sebelum gaji jatuh tempo dan pelanggan terbesar Anda mendadak menghilang.
Dapatkan Pandangan Langsung tentang Kas Anda
Merencanakan bisa diibaratkan seperti perjalanan dari Calgary ke Edmonton di pertengahan Januari. Anggaran adalah rencananya: perkiraan jujur tentang berapa lama perjalanan seharusnya. Begitu Anda mulai, situasi bisa berubah. Ban kempes atau badai salju membuat Anda harus memperkirakan kembali kapan Anda akan tiba, dan pembaruan tersebut adalah proyeksi Anda. Data real-time adalah GPS yang menunjukkan posisi aktual Anda dan apakah perjalanan tiga jam beralih menjadi empat jam. Banyak pemilik memiliki anggaran, bahkan beberapa memiliki proyeksi. Namun, banyak yang kurang memiliki GPS.
Mendapatkan pandangan langsung ini memerlukan perangkat lunak yang baik, karena spreadsheet yang Anda buka setiap beberapa bulan sekali tidak akan cukup cepat. Anda perlu menghubungkan akuntansi, penggajian, dan alat industri agar informasi mengalir secara real-time. Tidak harus satu sistem, tetapi harus saling terhubung, karena proyeksi arus kas yang tidak memasukkan gaji mendatang tidaklah lengkap.
Banyak bisnis membeli alat yang tepat tetapi masih bekerja secara retrospektif, merekonsiliasi setiap kuartal dan melihat ke belakang. Dengan data yang bersih dan terkini, AI bisa melakukan lebih dari yang Anda bayangkan: mengkategorikan transaksi Anda, menjaga buku tetap up-to-date, dan mulai membangun proyeksi masa depan untuk Anda. Cobalah bereksperimen sedikit demi sedikit setiap minggu, ketika tekanan masih rendah, sehingga Anda tidak akan tertinggal jauh.
Anda Tidak Harus Melakukannya Sendiri
Yang paling penting adalah Anda tidak perlu menanggung semua ini seorang diri. Bisnis kecil biasanya bergantung pada spreadsheet atau bahkan kertas. Pendekatan yang lebih cerdas adalah mengandalkan penasihat tepercaya dan mengadopsi teknologi.
Proses akuntansi telah banyak berubah. Banyak akuntan sekarang bekerja bersama Anda setiap minggu dan mengambil alih tugas yang bukan merupakan keahlian Anda, dengan biaya yang masuk akal jika dibandingkan dengan nilai waktu Anda sendiri. Jika Anda seorang arsitek atau insinyur, waktu terbaik Anda seharusnya dihabiskan dalam bidang itu, bukan terjebak dalam rekonsiliasi yang mengambil waktu dari pekerjaan Anda atau keluarga.
Banyak pemilik masih melihat akuntan sebagai orang yang hanya mengurus pajak setahun sekali. Akuntan terbaik akan mempersiapkan Anda dengan baik sejak hari pertama, menjaga angka Anda tetap terkini, dan membantu Anda memahami apa yang ditunjukkan angka tersebut. Ketika seorang pemilik mengatakan bahwa mereka terlalu kecil untuk membayar bantuan semacam itu, saya membalik pertanyaannya: Dapatkah Anda membiarkan diri Anda tidak memiliki bantuan seperti itu?
Dapatkah Anda membayar hutang dalam posisi terdesak? Dapatkah Anda mengambil risiko terlambat dalam pembayaran gaji dan kehilangan kepercayaan yang telah Anda bangun dengan tim? Setiap bisnis pasti memiliki pasang surut, tetapi bahkan melihat arus kas dalam jangka pendek dapat mengubah jurang yang lebar menjadi sesuatu yang lebih dapat dikelola.
