Musim panas lalu, saya menerima email dengan subjek “Magic Key Holder, masa berlaku Magic Key Anda akan berakhir dalam satu bulan.” Email ini mengajak untuk memperbarui sebelum tanggal kedaluwarsa saya pada 17 September.
Saya sudah menjadi pemegang kartu sejak 2018, awalnya melalui program Annual Passport, lalu beralih ke Magic Key yang menggantikannya pada 2021. Tahun lalu, saya memegang Inspire Key, level tertinggi seharga $1,749. Saya sudah menginap di Disney’s Grand Californian, memesan tur di Disneyland dan Walt Disney World, serta menikmati berbagai kuliner dan belanja di taman.
Namun, lebih dari enam bulan yang lalu, saya memutuskan untuk tidak memperpanjang pass saya. Kunjungan terakhir saya adalah pada 20 Desember. Saya masih cinta Disneyland, dan berencana untuk berkunjung setahun sekali bersama orang tua.
Yang membuat saya merenung adalah waktu pengiriman email tersebut. Itu terkait dengan tanggal di kontrak saya, bukan dengan apa pun yang saya lakukan atau tidak lakukan. Jika mereka meminta umpan balik saya lebih awal dan tidak sekadar menganggap saya akan memperpanjang pass saya, mungkin saya akan berubah pikiran.
Dalam pekerjaan saya sebagai pelatih pemimpin di bidang teknologi, saya sering melihat hal serupa terjadi dengan proses umpan balik. Pemimpin membangun proses umpan balik, menjadwalkannya, namun menerima informasi terlambat sehingga tidak bisa beraksi. Berikut adalah tiga masalah waktu yang perlu diperbaiki agar Anda dapat menerima umpan balik jujur dari tim Anda saat masih bisa digunakan.
Ajukan Pertanyaan Sulit Saat Rencana Masih Bisa Diubah
Salah satu klien saya menemukan bahwa timnya tidak akan mencapai tenggat waktu produk yang dijadwalkan hanya beberapa hari sebelum peluncuran. Dia datang ke sesi kami dengan frustrasi karena timnya tidak memberitahunya lebih awal. Saya bertanya, apa yang dia lakukan untuk menciptakan cara agar mereka bisa memberi tahu jika peluncuran molor.
Dia sudah melakukan check-in, tetapi masalahnya adalah waktu. Dia meminta pembaruan terlambat dalam siklus — setelah rencana sudah ditetapkan — karena itu sudah menjadi kebiasaannya. Dia juga menerima informasi yang diterimanya begitu saja, karena itu sesuai ekspektasinya. Dia tidak memberikan timnya cara lain untuk menyampaikan kekhawatiran sebelum menjadi krisis.
Kami mengganti frekuensi check-in-nya. Dia mulai melakukan check-in lebih awal, jauh sebelum rencana terkunci, dan berhenti menganggap proyek akan memakan waktu sesuai yang ada dalam pikirannya, melainkan bertanya langsung kepada laporan langsungnya.
Sejak saat itu, sebagian besar peluncurannya berhasil tepat waktu. Untuk yang terlambat, dia tahu jauh sebelumnya sehingga bisa mengambil tindakan preventif. Yang lebih penting, dia tidak perlu memberi tahu tim eksekutif dan pelanggan bahwa dia akan terlambat, bagian yang paling membuatnya frustrasi.
Jangan Hanya Minta Umpan Balik Setahun Sekali
Bertahun-tahun lalu, atasan saya meminta departemen untuk menyelesaikan latihan umpan balik tertulis tentang setiap rekan kerja. Saat itu saya akan keluar, jadi saya menolak untuk berpartisipasi. Umpan balik formal tentang orang-orang yang saya tinggalkan, yang diberikan di minggu terakhir saya, tidak akan mengubah apa pun bagi mereka. Saya juga tidak ingin kesan terakhir mereka terhadap saya adalah kritik yang akan dicatat di berkas karyawan mereka.
Latihan itu sebenarnya wajar. Masalahnya adalah waktu, karena hasilnya akan datang setelah saya pergi.
Ulasan tahunan dan survei keluar memiliki pola yang sama. Jika Anda menunggu hingga staf menyerahkan formulir pada bulan Juni atau Desember, Anda hanya akan mendapatkan ringkasan keputusan yang sudah dibuat orang dan tidak memiliki cara untuk mengubah arah.
Anda perlu bertanya pada diri sendiri apakah apa yang Anda pelajari masih bisa mengubah hasil. Jika jawabannya tidak, Anda hanya menyimpan catatan.
Tentukan Ekspektasi Sebelum Masalah Muncul
Klien saya yang lain dipromosikan beberapa kali, dari insinyur senior menjadi wakil presiden. Gelarnya terus berubah, tetapi perlakuan orang terhadapnya tetap sama seperti saat ia mulai. Dia merasakan ini terutama ketika mantan rekan, yang kini adalah laporan langsungnya, terus membawakan pertanyaan kepada atasannya alih-alih kepadanya.
Kami memutuskan bahwa yang terbaik adalah baginya untuk mengatur serangkaian percakapan langsung dengan setiap orang yang sekarang melapor padanya. Dia membuka pembicaraan dengan kalimat seperti ini: “Saya menyadari hubungan kerja kita telah berubah. Dalam kapasitas ini, saya perlu memberikan umpan balik sebagai manajer Anda daripada sebagai rekan. Bagaimana Anda ingin menerima umpan balik tersebut?”
Lalu dia bertanya balik: Bagaimana mereka ingin memberikan umpan balik kepadanya?
Dia melakukan ini sebelum ada masalah, yang membuatnya berhasil. Mengatur bagaimana umpan balik bergerak antar orang adalah percakapan yang jauh lebih mudah ketika tidak ada yang dipertaruhkan.
Kurang dari beberapa bulan, timnya mulai membawa masalah kepadanya terlebih dahulu, alih-alih pergi kepada atasannya.
Pikiran Akhir tentang Mendapatkan Umpan Balik yang Lebih Jujur dari Tim Anda
Saya menyampaikan kepada klien saya bahwa mereka memiliki pilihan: Mereka bisa merasa frustrasi karena umpan balik yang diinginkan tidak sampai kepada mereka, atau mereka bisa berusaha mendapatkannya.
Mendapatkan umpan balik yang berguna berarti bertanya lebih awal dan lebih sering. Tanyakan di saat orang masih bisa bertindak berdasarkan apa yang Anda katakan, kemudian perhatikan apa yang muncul. Anda pasti bisa melakukan ini!
