Sudah menjadi hal yang mengejutkan, tetapi di tahun 2026, banyak pemilik bisnis kecil yang masih menggunakan cek kertas. Menurut riset dari Federal Reserve Atlanta pada tahun 2024, sekitar 83% perusahaan kecil dengan pendapatan hingga $10 juta per tahun masih bergantung pada cek kertas. Namun, sebuah studi yang dilakukan oleh perusahaan pemrosesan pembayaran lain menunjukkan hasil serupa, dengan 75% juga menggunakan cek. Mineral Tree, sebuah perusahaan pemrosesan pembayaran global, melaporkan bahwa selama 12 bulan terakhir, 57% bisnis membayar lebih dari seperempat vendor mereka menggunakan cek.
Pengalaman saya juga mengonfirmasi hal ini. Saya mengunjungi dan berbincang dengan banyak pemilik bisnis kecil setiap tahun. Banyak dari mereka yang memang menggunakan pembayaran elektronik untuk beberapa vendor, tetapi sebagian besar masih melakukan proses cek sesuai cara yang telah mereka lakukan selama bertahun-tahun, bahkan puluhan tahun. Dengan generasi muda di posisi yang lebih tinggi, seharusnya perubahan itu terjadi, tetapi kenyataannya tidak.
Jadi, mengapa banyak pemilik bisnis masih menggunakan cek kertas di zaman modern ini? Ini bukan soal ketidaktahuan, melainkan praktik bisnis yang baik.
Mudah dimengerti, ada beberapa alasan kuat mengapa mereka memilih untuk tetap menggunakan cek kertas. Misalnya, ada biaya awal dan jangka panjang yang terkait dengan peralihan ke sistem pembayaran elektronik, serta gangguan jangka pendek yang mungkin terjadi. Banyak pemilik bisnis tidak memiliki sumber daya internal untuk menerapkan proyek tersebut. Beberapa yang lain tidak ingin membuat gaduh dengan pemasok mereka. Terlebih lagi, mayoritas pemilik bisnis kecil adalah orang-orang berusia di atas 50 tahun yang cenderung merasa nyaman dengan cara kerja yang sudah ada dan enggan merubah sesuatu yang bagi mereka tidak benar-benar bermasalah.
Namun, alasan-alasan ini adalah sisi luar dari sebuah koin. Ada alasan yang jauh lebih kuat mengapa banyak pemilik bisnis kecil bertahan dengan cek kertas.
Keamanan yang lebih baik
Sebuah studi dari Federal Reserve Atlanta memang menyatakan bahwa menggunakan cek kertas membawa risiko penipuan yang lebih tinggi, tetapi saya menemukan bahwa risiko ini dapat diminimalkan dengan sistem pengendalian internal yang baik. Beberapa klien saya yang lebih cerdas dalam hal keuangan memiliki cara untuk memastikan bahwa semua cek disimpan dalam brankas dan hanya dikeluarkan saat proses cek dilakukan.
Persetujuan untuk cek juga dilakukan secara manual, yang memastikan bahwa cek yang dikeluarkan telah dicocokkan dengan faktur. Cek yang dikeluarkan untuk jumlah tertentu pun memerlukan dua tanda tangan. Dengan cara ini, sebelum cek tersebut dikirim, banyak orang yang sudah melihat dan memverifikasi transaksi tersebut.
Hal ini memang memperlambat proses pencairan tetapi memberikan waktu bagi orang-orang untuk memikirkan transaksi sebelum uang keluar. Klien-klien saya yang menggunakan pembayaran elektronik terkadang memiliki lebih sedikit pengendalian, sehingga terbuka terhadap kemungkinan pembayaran yang salah.
Bagaimana dengan penipuan? Ini bisa diatasi dengan layanan populer yang ditawarkan oleh bank, yang dikenal sebagai Positive Pay. Dalam layanan ini, perusahaan mengirimkan daftar pembayaran (termasuk nomor cek, penerima, jumlah, dan tanggal) kepada bank sebelumnya, dan bank hanya akan mengeluarkan uang jika cek yang diserahkan sesuai dengan daftar tersebut. Banyak banker yang saya kenal mengatakan layanan ini berfungsi sama baiknya, jika tidak lebih baik, dibandingkan dengan pembayaran elektronik yang sering kali rentan terhadap malware atau peretasan.
Keunggulan cek kertas
Semua alasan ini menjelaskan mengapa sebuah perusahaan ingin tetap mempertahankan proses cek manual. Namun, ini bukanlah alasan utama saya melihat hal ini sering terjadi pada klien-klien saya. Alasan sebenarnya adalah pengelolaan kas yang lebih baik. Atau mungkin lebih tepatnya, pengelolaan jangka waktu pembayaran yang lebih baik.
Ketika Anda melakukan pembayaran ke bank, uang Anda akan segera hilang dari akun Anda, meskipun mungkin dibutuhkan beberapa hari untuk sampai ke pemasok. Bank mendapatkan keuntungan dari situasi ini, tetapi perusahaan kehilangan beberapa hari bunga yang bisa jadi signifikan, tergantung pada jumlah uang yang mereka miliki.
Selain itu, ada faktor kontrol. Beberapa pemilik bisnis yang saya kenal memang lebih suka menulis cek dan menyimpannya di laci. Uang telah keluar dari akun mereka untuk buku mereka, tetapi masih ada di bank. Ini penting, terutama bagi perusahaan yang menghadapi tantangan arus kas atau sedang dalam konflik. Begitu cek dikirim, masih ada beberapa hari kerja sebelum sampai ke pemasok dan bisa dicairkan. Semua hari tambahan ini memberikan pemilik bisnis sedikit tambahan waktu untuk memperpanjang arus kas mereka tanpa harus menanggung biaya bunga atau mengandalkan sumber pendanaan lain.
Semua alasan ini menjelaskan mengapa begitu banyak pemilik bisnis masih menjalankan proses cek mereka dengan cara tradisional. Mungkin ini bertentangan dengan konvensi umum, tetapi mereka tidak salah.
