Para pendiri perusahaan menghabiskan bertahun-tahun untuk melindungi kekayaan intelektual yang memberikan nilai bagi bisnis mereka. Namun, banyak yang sering kali mengabaikan risiko yang lebih mendasar. Jika sang pendiri adalah satu-satunya orang yang tahu di mana informasi kritis disimpan dan bagaimana cara terbaik melakukannya, bisnis tersebut bisa terancam saat mereka tiba-tiba tidak tersedia.
Operasi yang mengutamakan digital telah meningkatkan risiko ini. Meskipun catatan fisik masih ada, kunci penting untuk menjalankan bisnis kini tersimpan di cloud. Jika pendiri adalah satu-satunya penjaga akses ke informasi ini, ketidakhadiran mereka akan membuat tim terkunci dari akun dan data krusial yang diperlukan untuk mempertahankan kelangsungan bisnis.
Oleh karena itu, rencana keberlanjutan sangat penting untuk menutup celah ini. Rencana tersebut harus memperjelas siapa yang dapat mengakses informasi bisnis yang penting, terlepas dari situasi yang ada, agar perusahaan dapat terus beroperasi dan aset yang telah dibangun tetap terlindungi.
Letakkan informasi bisnis yang krusial di satu tempat yang aman
Bisnis yang dipimpin pendiri sering bergerak cepat, dan dokumentasi tidak selalu dapat mengikuti. Ini lebih mudah dikelola saat lebih banyak catatan tersimpan di tempat yang jelas. Namun, kini sangat sulit karena 89% perusahaan sudah mengadopsi atau merencanakan strategi digital-first. Ini berarti semakin banyak informasi yang menjaga kelangsungan bisnis kini berada di balik portal hukum, platform perangkat lunak, dan pengelola kata sandi.
Seiring pertumbuhan bisnis, catatan tersebut bisa jadi tersebar di berbagai alat yang digunakan pendiri setiap harinya. Mungkin tampak tidak berisiko saat pendiri ada untuk memberikan arahan, tetapi menjadi masalah saat mereka tidak lagi bisa melakukannya.
Apa yang dibutuhkan pendiri adalah tempat yang aman untuk menyimpan catatan penting perusahaan dan instruksi akses. Sebuah brankas digital yang terenkripsi sangat ideal, karena dapat membantu mengorganisir informasi bisnis sensitif dengan cara yang terlindungi, terkini, dan tersedia untuk orang-orang terpercaya dalam kondisi yang tepat. Ini memungkinkan co-founder, misalnya, atau operator yang ditunjuk, penasihat, pengacara, atau bahkan eksekutor, memiliki langkah-langkah jelas tentang apa yang perlu dilakukan saat situasi mendesak muncul.
Akses memerlukan otoritas yang jelas
Setelah informasi penting diorganisasi dengan baik, pertanyaan selanjutnya adalah otoritas. Pendiri harus memutuskan siapa yang dapat menggunakan informasi tersebut jika mereka tidak lagi bisa beroperasi dengan baik.
Banyak pendiri merasa tidak nyaman memberikan akses penuh kepada seluruh tim kepemimpinan ke setiap akun atau dokumen. Ini adalah hal yang wajar. Informasi bisnis yang sensitif seharusnya tidak dibagikan sembarangan, terutama yang melibatkan catatan keuangan atau kekayaan intelektual. Namun, membatasi akses tidak boleh berarti membiarkan perusahaan hanya memiliki satu orang yang bisa bertindak dalam keadaan darurat.
Setidaknya dua orang terpercaya harus memiliki akses darurat yang terdefinisi dengan jelas, dengan batasan yang jelas tentang apa yang bisa dilihat dan dilakukan oleh masing-masing orang. Misalnya, satu orang mungkin perlu akses yang cukup untuk menjaga operasi harian tetap berjalan, seperti pembayaran vendor, akun klien, atau sistem internal. Orang lain mungkin memerlukan otoritas untuk bekerja sama dengan pengacara, perwakilan warisan, atau anggota dewan dalam keputusan hukum dan kepemilikan.
Penting untuk menciptakan rantai akses yang sempit dan praktis. Instruksi tersebut juga harus dituliskan sebelum keadaan darurat terjadi. Tanpa adanya, bisnis mungkin memiliki catatan yang diperlukan, tetapi tetap kehilangan waktu untuk menentukan siapa yang boleh melakukan apa.
Perbarui rencana secara berkala
Rencana keberlanjutan dapat gagal meskipun informasi yang tepat telah dikumpulkan satu kali. Bisnis berubah terlalu sering untuk mengandalkan file statis yang dapat diandalkan. Catatan kekayaan intelektual sangat sensitif terhadap masalah ini. Misalnya, pembaruan yang terlewat dapat dengan mudah menyebabkan registrasi kedaluarsa. Kesepakatan lisensi yang kedaluwarsa juga bisa menciptakan kebingungan tentang siapa yang diizinkan menggunakan kekayaan intelektual dan bagaimana pendapatannya harus ditangani. Selain itu, catatan kepemilikan yang lama dapat memperlambat penegakan atau penjualan karena perusahaan harus membuktikan hak yang seharusnya sudah didokumentasikan. Bahkan kata sandi login yang sederhana pun sering diperbarui, apalagi sebuah rencana keberlanjutan yang menyeluruh.
Semua detail tersebut harus diperhitungkan karena kekayaan intelektual hanya berguna jika bisnis dapat melindunginya dan mempertahankan akses ke sistem yang terhubung. Penting bagi pendiri untuk memperlakukan brankas digital mereka sebagai sistem yang hidup. Tidak harus proses yang panjang. Tinjauan triwulanan sudah cukup bagi banyak perusahaan untuk menangkap apa pun yang perlu diperbarui sebelum menjadi kendala operasional.
Kurangi risiko ketergantungan pada pendiri
Bisnis yang tidak bisa berfungsi tanpa pendirinya lebih sulit untuk dikelola dan untuk dinilai. Investor, pembeli, dan penerus ingin melihat bahwa perusahaan memiliki sistem yang terbangun, bukan pengetahuan pribadi yang terkunci dalam pikiran satu orang.
Hal ini menjadi sangat penting selama proses pemeriksaan atau transisi. Jika perusahaan tidak dapat dengan cepat memproduksi catatan kekayaan intelektual yang terkini, perjanjian yang ditandatangani, instruksi akses, atau dokumen kepemilikan, proses bisa terhambat dan menimbulkan pertanyaan mengenai seberapa baik bisnis tersebut dikelola. Perencanaan akses yang buruk dapat membuat perusahaan yang kuat terlihat kurang stabil dari yang sebenarnya.
Bagi para pendiri, penting untuk bertanya pada diri sendiri: Jika saya tidak tersedia selama 30 hari, bisakah bisnis tetap mengakses dan melindungi aset-aset terpentingnya?
Jika jawabannya tidak, maka rencana keberlanjutan Anda perlu ditinjau. Melindungi kekayaan intelektual bukan hanya tentang kepemilikan. Pastikan selalu orang-orang yang tepat bisa menemukan dan menggunakan informasi yang diperlukan untuk menjaga operasional bisnis tetap berjalan.
