Waktu itu adalah komoditas paling berharga bagi seorang entrepreneur. Kita semua punya 24 jam dalam sehari, tapi pasti ada kalanya dalam perjalanan membangun bisnis, kita rela membayar harga yang mahal hanya untuk satu atau dua jam tambahan.
Walaupun saya tidak pernah menemukan cara untuk memanjangkan waktu, sekarang kita punya AI yang benar-benar mengembalikan jam-jam kita dengan mengeliminasi tugas-tugas membosankan yang menyita waktu. Namun, tantangannya adalah banyak orang masih belum memanfaatkan AI dengan bijak. Studi terbaru menunjukkan bahwa hampir 50% pengguna hanya menggunakan ChatGPT untuk bertanya, dan 75% percakapan berfokus pada panduan praktis, mencari informasi, dan penulisan.
Memang, menggunakan AI untuk pertanyaan cepat sangat membantu; banyak yang juga memanfaatkan teknologi ini untuk menyusun draf awal dan brainstorming ide. Tapi, jika kamu hanya menggunakan AI untuk pertanyaan sesekali atau bantuan cepat, rasanya kurang maksimal. Untuk memaksimalkan penggunaan AI, kita perlu membangun sistem yang berjalan otomatis, seperti alur kerja yang menangani tugas-tugas berulang yang menghabiskan waktu berharga kita. Berikut adalah beberapa tips yang sudah membantu saya mendapatkan kembali waktu untuk fokus pada pekerjaan yang hanya bisa saya lakukan.
Automatisasi Email
Saya sudah mulai menyortir inbox saya secara otomatis jauh sebelum AI hadir. Sejak awal, saya menyadari bahwa menghadapi inbox yang penuh itu adalah salah satu pemborosan waktu terbesar yang mengganggu fokus saya pada pekerjaan yang benar-benar penting. Sebelum ada AI, saya menggunakan label Gmail untuk mengkategorikan email masuk dengan tegas, memisahkan korespondensi prioritas tinggi dari yang bisa saya tangani nanti, dan menyingkirkan spam sebelum sempat saya lihat.
Saat ini, saya sudah menyempurnakan sistem itu dengan membangun agen AI untuk memfilter email berdasarkan tingkat urgensi dan bahkan menyusun balasan yang personal. Meskipun AI tidak sempurna, penting untuk selalu memeriksa hasil kerjanya. Misalnya, saya tidak pernah menginstruksikan AI untuk mengirim email sebelum saya sempat meninjaunya. Satu kesalahan bisa merusak kredibilitas saya, dan itu tidak sebanding dengan berapa detik yang saya hemat dari pengiriman otomatis.
Simplifikasi Pertemuan
Pertemuan itu makan waktu, atau lebih tepatnya, seringkali membuang waktu. Penelitian menemukan bahwa eksekutif menghabiskan rata-rata 23 jam dalam seminggu hanya untuk pertemuan, meningkat tajam dari 10 jam per minggu di tahun 1960-an. Hal ini sebagian disebabkan oleh ‘teater produktivitas’, di mana penekanan lebih pada menciptakan kesan sibuk daripada melakukan dampak nyata.
AI bisa membantu. Alat penjadwalan seperti Calendly dan Motion dapat menganalisis kalender peserta dan menyelaraskan jadwal, sehingga mengurangi kebutuhan untuk bolak-balik yang melelahkan. Setelah pertemuan dimulai, platform besar seperti Zoom, Microsoft Teams, dan Google Meet memiliki layanan transkripsi bawaan untuk menangkap apa yang dibicarakan serta siapa yang mengatakannya. Untuk otomatisasi yang lebih lanjut, gunakan Zapier untuk membangun alur kerja yang menyortir transkrip, merangkum isi, dan mengirim daftar item tindakan ke platform manajemen proyek pilihanmu.
Ketika kamu tidak bisa menghadiri pertemuan, AI bisa membuat daftar poin kunci, sehingga tidak perlu menonton rekaman dari awal sampai akhir. Microsoft Copilot menemukan bahwa alat bertenaga AI telah berdampak besar pada hari-hari para karyawan sibuk, di mana 37% pengguna menyatakan bahwa mereka berhasil mengurangi kehadiran dalam pertemuan dalam waktu sepuluh minggu.
Mempercepat Riset
Salah satu komponen esensial dalam menjalankan bisnis adalah mengikuti tren industri terkini, pergeseran pasar, dan perkembangan pesaing. Walaupun demikian, sering kali hal ini memakan waktu lebih dari yang seharusnya; ada banyak hari di mana saya mendongak dari layar dan mendapati sore hari telah berlalu begitu saja.
AI bisa mengubah proses riset yang memakan waktu menjadi proses latar yang berjalan otomatis. Mulailah dengan pengumpul berita bertenaga AI seperti Feedly atau Inoreader yang menggunakan machine learning untuk mengkurasi konten sesuai minatmu dan menyaring informasi yang tidak perlu. Gabungkan ini dengan Zapier atau Make untuk menciptakan proses yang merangkum dan mengirimkan ringkasan harian ke inbox atau Slackmu.
Untuk mendapatkan intelijen kompetitif, alat seperti Crayon dan Klue memantau situs web pesaing, media sosial, dan kampanye pemasaran, memberi tahu kamu tentang perubahan signifikan tanpa perlu melakukan pemeriksaan manual. Jika kamu melacak berbagai sumber data, bangun agen AI khusus menggunakan platform seperti Relevance AI atau n8n yang terus memindai sumber tertentu dan menyusun briefing mingguan.
Bagi para entrepreneur yang sibuk, setiap detik itu sangat berarti. Berkomunikasi dengan AI seperti ChatGPT memang membantu, tetapi kekuatan penghematan waktu AI lebih luas dari sekadar itu. Dengan beberapa otomatisasi sederhana, kamu bisa mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas membosankan dan fokus ke pekerjaan yang benar-benar mendorong bisnismu maju.
