Saat tahun kalender berakhir, banyak pemilik bisnis mulai mengumpulkan catatan untuk laporan pajak. Sayangnya, pendekatan ini sering diikuti oleh para profesional pajak.
Ketika musim pajak semakin dekat, pengembalian individu biasanya menjadi prioritas karena prosesnya lebih standar dan cepat diselesaikan. Akibatnya, pencatatan buku keuangan dipindahkan hingga bulan Mei, dan pengembalian bisnis mendapatkan perpanjangan. Pada akhir musim panas, pemilik bisnis mungkin baru menyadari besaran kewajiban pajak tahun lalu dan seberapa jauh mereka tertinggal dari estimasi tahun berjalan.
Di saat itulah pemilik bisnis mulai bertanya, “Kenapa tidak ada yang memberitahu saya untuk membeli truk baru sebelum akhir tahun?”
Saat pertanyaan ini muncul, jawabannya menjadi tidak relevan. Kesempatan untuk mengevaluasi pembelian tersebut — serta segudang keputusan pajak dan keuangan lainnya — telah berakhir pada 31 Desember. Informasi yang sampai setelah batas waktu keputusan berlalu hanya menjadi sebuah pengingat akan kesempatan yang hilang.
Ini terdengar seperti cara yang sangat tidak efisien untuk menjalankan sebuah bisnis. Namun, kenyataannya, situasi ini jauh lebih umum daripada yang bisa dibayangkan.
Dari Arkeologi Keuangan ke Manajemen Keuangan
Ini bukanlah manajemen keuangan yang benar; ini hanyalah arkeologi keuangan. Membongkar dan merekonstruksi apa yang terjadi jauh setelah peluang untuk melakukan perubahan itu hilang. Sistem operasional keuangan yang sesungguhnya berfungsi dengan cara berbeda. Ia menghasilkan informasi yang dapat diandalkan sepanjang tahun, saat pemilik bisnis masih bisa mengambil tindakan.
Buku tidak perlu diselesaikan dengan ketepatan laporan pajak setiap akhir bulan. Namun, rekening bank dan kartu kredit utama seharusnya terkonfirmasi secara rutin, dan laporan laba rugi yang akurat harus dapat diraih dalam waktu satu atau dua jam. Tujuannya bukanlah kesempurnaan pencatatan buku, tetapi informasi yang siap untuk pengambilan keputusan.
Kami merekomendasikan untuk mengadakan tinjauan formal di pertengahan tahun setelah enam bulan pertama berakhir, biasanya di bulan Juli. Pada waktu ini, cukup banyak waktu berlalu untuk menghasilkan proyeksi pendapatan yang berarti, dan masih ada waktu untuk melakukan penyesuaian yang berguna. Pembayaran pajak yang diestimasi dapat dihitung ulang. Pembelian modal bisa dievaluasi berdasarkan kebutuhan bisnis maupun konsekuensi pajak. Kontribusi dan pilihan pendanaan untuk rencana pensiun juga perlu dipertimbangkan.
Paling penting, semua pembicaraan ini berlangsung sebelum batas waktu keputusan kedaluwarsa.
Pertanyaan yang Paling Penting
Banyak pemilik ingin memeriksa laporan laba rugi secara mendetail, melihat setiap kategori pendapatan dan biaya. Meskipun hal itu berharga, sistem operasional keuangan seharusnya mengarahkan perhatian pada serangkaian pertanyaan manajerial yang lebih berguna.
- Bagaimana penjualan berjalan? Bandingkan pendapatan dengan periode yang sama tahun lalu dan dengan target tahun ini. Apakah bisnis tumbuh, stabil, atau menurun? Apakah ada tren atau sinyal peringatan yang mulai muncul?
- Apa yang terjadi dengan kas? Apakah kas yang tersedia cukup untuk memberikan buffer operasional setelah memperhitungkan penggajian, pajak, pembayaran utang, dan kewajiban besar lainnya? Apakah buffer ini stabil atau malah meningkat? Bisnis yang untung tetapi kasnya menurun memerlukan penjelasan.
- Apakah keuntungan menjadi kas? Sebuah bisnis bisa melaporkan keuntungan sementara kas menghilang ke dalam piutang, inventaris, pembayaran pokok utang, atau penarikan pemilik. Jika pendapatan meningkat tetapi kas tidak, perlu dicari tahu ke mana uang tersebut habis.
- Apakah distribusi pemilik ditangani dengan benar? Tinjau pembayaran kepada pemilik dan pastikan tidak ada biaya bisnis yang salah diklasifikasikan sebagai distribusi. Dalam S corporation, kesalahan ini dapat menggelembungkan pajak penghasilan yang harus dibayar, sekaligus mengurangi basis pemegang saham. Klasifikasi yang tepat memerlukan bukti transaksi, tetapi menemukan kesalahan ini selama tahun berjalan jauh lebih mudah dibandingkan mengoreksinya setelah tahun berakhir.
Selain memberikan informasi yang relevan tentang kinerja bisnis, pencatatan yang dilakukan secara contemporaneous dari data bank dan kartu kredit juga memiliki tujuan penting lain: membangun keberlanjutan laporan pajak yang defensif.
Ketika laporan keuangan berasal dari transaksi bank dan kartu kredit yang nyata, mereka menciptakan catatan yang terperinci dan dapat ditelusuri dari sumber pihak ketiga independen. Transaksi tersebut kemudian dapat dicocokkan dengan pernyataan bank, faktur, dan dokumen pendukung lainnya. Ini memberikan rantai bukti yang lebih kuat dibandingkan laporan keuangan yang dirangkum setelah tahun berakhir dari rangkuman faktur dan spreadsheet.
Metode lain mungkin bisa menghasilkan laporan yang akurat, tetapi lebih tergantung pada pencatatan pemilik, yang meningkatkan kemungkinan adanya pendapatan yang terlewat, biaya yang diduplikasi, atau transaksi yang hilang. Akuntansi berbasis feed bank tidak menghilangkan pengawasan audit, dan pernyataan bank saja tidak membuktikan tujuan bisnis dari sebuah pengeluaran. Namun, hal ini menciptakan fondasi yang lebih lengkap dan terverifikasi untuk mempersiapkan laporan pajak yang kuat.
Tahu di Mana Kamu Berada dan ke Mana Kamu Pergi
Secara singkat, sistem operasional keuangan yang sejati lebih dari sekadar laporan historis. Ini memberikan pemilik panduan untuk saat ini sekaligus peta untuk masa depan. Kamu tahu di mana posisi bisnis saat ini, ke mana arahnya, dan apakah tindakan perbaikan mungkin diperlukan sebelum terlambat.
Ketika tahun berakhir, sistem yang sama meninggalkan jejak akuntansi yang rinci. Jika, karena suatu kebetulan yang tidak menguntungkan, bisnis terpilih untuk diaudit, kamu bisa memberikan buku yang dibangun dari catatan yang terkini, didukung oleh pernyataan bank dan kartu kredit, serta ditambah dengan faktur dan dokumen lainnya. Daripada merekonstruksi seluruh tahun dari ingatan, kamu memulai dengan dasar yang terorganisir dan dapat diverifikasi.
Tidak ada sistem keuangan yang dapat menghilangkan ketidakpastian atau mencegah semua kejutan yang tidak menyenangkan, atau menjamin setiap keputusan akan benar. Namun, sistem ini dapat menggantikan tebakan dengan informasi tepat waktu dan reaksi dadakan dengan pilihan yang lebih terencana.
Ini menghasilkan sesuatu yang dicari setiap pemilik bisnis tetapi mengejutkan sedikit orang yang benar-benar memilikinya: ketenangan pikiran. Bukan karena tidak ada yang salah, tetapi karena kamu tahu di mana posisi kamu dan ke mana kamu pergi, serta bisa menunjukkan bagaimana cara mencapainya.
